我從公司監(jiān)察部調(diào)入綜合辦公室已經(jīng)快兩年了，叫我寫辦公室工作真感覺有點困難。它既不像項目部建造一棟又一棟的大樓，也不像搞經(jīng)營的中了一個又一個大標。但是呆久了，也會覺得小小“辦公室”里也有許多“大學問”。
剛剛到綜合辦公室一切都很陌生，時間久了便漸漸從摸著“石頭過河”到“看著石頭過河”了，一切都熟悉了起來。綜合辦公室一直以來都是很“雜”的部門，很多都是一些臨時瑣碎的工作。辦公室工作不需要你十分專業(yè)的財務知識、也不需要專業(yè)工程管理知識，但是你多多少得看懂點財務報表、工程預(結(jié))算表、也得多多少少看得懂點工程類的相關(guān)資料?？粗粗?，慢慢也就“入了門”。
結(jié)合實際，優(yōu)化用印程序
再瑣碎的事情也要思考創(chuàng)新，這樣才可以讓自己從凌亂中解脫出來。我主要負責印章管理、文件管理及會議會務等工作。經(jīng)驗日積月累，我發(fā)現(xiàn)原有的印章管理制度有很多可以優(yōu)化的地方，進而達到提高工作效率的效果。
原先的印章審批是所有資料都先經(jīng)過辦公室登記，并使用公司專門的“用印登記簿”找領(lǐng)導簽字。一兩個人還可以，但是如果同時用印超過3個人以上就顯得很繁瑣。項目部辦事人員拿著用印登記簿到處跑，很有可能不能及時歸還，其他辦事人員就得在辦公室一直等待用印登記簿的回來，嚴重耽擱了辦事的時間。此外，上面的一些保密信息也很容易泄露。
現(xiàn)代社會各種新科技出現(xiàn)，讓我們的生活變得更加便捷。提高工作效率，也就需要我們不斷思考創(chuàng)新。在與部門負責人商量后，決定優(yōu)化公司印章審批流程，提高用印效率。一是凡是涉及經(jīng)濟責任的用印申請，由項目經(jīng)理首先審核，改變了以前辦事人員直接通過部門審核后拿給領(lǐng)導審核的程序，降低了用印風險。二是對用印申請表填寫做出了嚴格要求。用印申請表模仿公司報銷單據(jù)進行審批用印，更加細致和高效。三是創(chuàng)新性采用電腦臺賬。將每一張用印申請錄入電腦，做好分類并及時對用印內(nèi)容查詢、統(tǒng)計分析，電子臺賬與紙質(zhì)臺賬相結(jié)合，提高用印效率。電子臺賬與紙質(zhì)臺賬結(jié)合的管理方式也運用在了文件管理工作中，各種字號的來文能夠清晰查閱。結(jié)合OA辦公系統(tǒng)，讓信息化辦公更加高效。
思考創(chuàng)新，微信程序來幫忙
辦公物品采購與領(lǐng)用也是一項比較繁瑣的工作。以往入庫及發(fā)放沒有嚴格規(guī)范，清點剩余物品的時候，也只有去庫房查看。對這個月入庫了多少，上個月剩余了多少沒有清晰概念。雖然說每次領(lǐng)用都需要簽字，但也不能查看總共領(lǐng)取了多少，現(xiàn)在庫房還剩下了多少。且有的登記不規(guī)范，到最后哪些人領(lǐng)取了哪些東西并不能切實從紙質(zhì)文檔中反映出來。
有什么方法能夠更加簡便的管理辦公物品呢？通過網(wǎng)上查詢，我發(fā)現(xiàn)了一個辦公物品線上管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以微信為平臺，操作簡單并且完全免費。如今人人都在使用微信，領(lǐng)用人通過微信掃碼即可進入系統(tǒng)，登記自己需要領(lǐng)用的物品及數(shù)量；作為物品管理者，也能夠通過系統(tǒng)對已發(fā)生的數(shù)據(jù)生成報表，各種要素一目了然。同時，它還有成本分析、庫存統(tǒng)計、領(lǐng)用統(tǒng)計、管理員入庫等許多實用的功能，大大提高了辦公用品管理的工作效率。
綜合辦公室是典型的服務部門，與其他部門相比，可能少了一點專業(yè)，多了一些繁瑣。但我始終相信任何事物都有規(guī)律，掌握了規(guī)律，嘗試創(chuàng)新才會讓它變得有趣、有意義。在今后的工作中，我也會繼續(xù)留心工作中的細節(jié)，不斷改進工作方法，真正為大家辦好事、服好務。
